Como organizar uma formatura


Quando os formandos resolvem organizar suas formaturas, muitas vezes não sabem por onde começar, então resolvi dar uma mãozinha publicando este post, espero que eu consiga ajudá-los.

 É preciso saber se você tem tempo, disposição e paciência para pesquisar, ler contratos, negociar com as empresas e com os formandos, lembre-se de que serão muitas reuniões com as empresas, muitas reuniões com os integrantes da comissão e mais um pouco com os formandos para poder decidir cada detalhe da formatura.

Como são muitas opiniões e uns mais do que outros não irão abrir mão delas, a palavra chave é planejamento, então vamos a ele:

1- O tempo

O tempo que se tem para organizar um evento tão marcante para a vida de todos os graduandos é decisivo para um evento bem realizado, sem tantos imprevistos e aborrecimentos, por isso o ideal é começar os preparativos no mínimo um ano e meio antes do evento, pois vocês devem lembrar que o último período é de dedicação intensa ao curso, já que nele se dá a apresentação de trabalhos de conclusão de curso e os alunos com alguma pendência não terão tanta disponibilidade de tempo para as reuniões. Por esses e outros motivos o ideal é que tudo esteja resolvido no penúltimo período para que no último apenas fiquem alguns acertos e imprevistos, sem sobrecarregar demais os integrantes da comissão que também terão outras preocupações.



2- Formar uma comissão de formatura



Deve-se fazer uma candidatura espontânea, onde os alunos interessados se auto candidatem para fazer parte, pois se não for desta forma correrá o risco de não haver interesse por parte do integrante em realizar as tarefas dadas e apenas atrapalhar na hora da tomada de decisão, ou mesmo causar desavenças dentro da equipe.

A quantidade de pessoas também é muito importante, pois uma comissão com muitas pessoas tende a demorar demais para tomar as decisões necessárias e haver maior atrito entre os integrantes. Mesmo para uma turma grande, as atividades serão as mesmas, apenas com maior valor e para mais pessoas, então não se engane por achar que havendo muitos graduandos serão necessários muitos integrantes na comissão.


O ideal é que não ultrapasse 5 pessoas.

3- Relação de formandos que participarão das solenidades e os dados da instituição de ensino, além da data e local dos eventos.

Os integrantes nomeados devem organizar um relação com os nomes completos dos formandos interessados em participar das solenidades contendo telefones para contato e e -mails, além de especificar para qual solenidade há o interesse.

Esta relação deverá sofrer alterações durante todo o processo de organização da formatura, pois muitos desistem de participar de algum evento, e outros têm interesse posterior. Porém, é necessário saber a quantidade de formandos para apresentá-la no momento de pesquisar valores para o custo da formatura. 

Os contatos facilitam a comunicação da comissão com os formandos e os e-mails devem ser utilizados como prova de que as decisões tomadas pela comissão foram comunicadas previamente aos formandos, e isso deve de fato acontecer.

Muitas comissões abrem uma conta de e-mail para a comissão se comunicar com os formandos e com as empresas, tendo acesso a essa conta apenas os integrantes da comissão de formatura.
As informações sobre a instituição de ensino necessárias são: Nomes de todas as autoridades, nome do curso, homenageados, o juramento, logo da faculdade, datas, horários e locais onde acontecerão as solenidades. Essas informações são importantes para a confecção das placas e convites.



4- Pré-projeto de formatura

É importante tomar ciência do que será necessário realizar para que seja possível dividir atividades, ou melhor, cada integrante deverá ser responsável por uma tarefa, mas isso não quer dizer que ele decidirá sobre ela antes de se reunir com os outros.

Um exemplo, o integrante responsável pela escolha da agência que promoverá o baile deverá fazer a pesquisa, solicitar orçamentos, ler os contratos, participar da reunião e marcar outra reunião com a comissão para passar as informações, e juntos decidirem quais agências irão apresentar para a turma, esta deve resolver por meio de votação, outra forma é, a comissão deve decidir qual será a agência e depois apresentá-la aos formandos solicitando que se pronunciem, caso haja alguma objeção. Esta segunda maneira torna o processo mais rápido e sem muitos aborrecimentos, porém a escolha da comissão deve ser justificada de forma clara para que não seja vista como imposição.

O fato de ter um responsável por uma tarefa não significa que os outros não possam ajudar na realização, caso seja necessário.

As atividades são: 

· Escolha da agência que promoverá o evento (existem agências que realizam um trabalho completo para a formatura),

· Escolha do modelo e local onde serão fabricadas as placas, incluindo réplicas e as placas dos homenageados (para a aula da saudade), leia mais sobre os eventos em:


· Escolha dos canudos (simbólico),

· Convites,

· Lembrancinhas,

· Camisa do curso,

· Buffet ou Kit festa (aula da saudade e baile)

· Decoração,

· Banda ou Orquestra,

· Roupas,

· Foto / Filmagem,

· Enfeites e adereços para descontração da turma (aula da saudade e baile),

· Casa de recepções.

No link acima, você encontra quais são as solenidades e como devem ser realizadas, porém as solenidades que aparecem no post são as festividades padrão, embora algumas turmas optem por realizarem também outros eventos como, um jantar com os pais e uma viajem. Esse tipo de evento deve ser discutido no pré-projeto com os demais formandos, antes da divisão de responsabilidades da comissão. 

5- Projeto e Prazo

É determinante traçar tarefas, objetivos e dar prazos para serem cumpridos, tanto para as atividades de cada um, como para o projeto geral da formatura, que é uma atividade do grupo. Quando os integrantes receberem suas obrigações devem também receber a data da próxima reunião, onde cada um apresentará os resultados do seu trabalho. Este prazo precisa ser cuidadosamente planejado, tendo em vista que deve ser possível a realização do que foi solicitado de cada um, considerando datas de provas e trabalhos que acontecerão durante o curso.


6- Mãos a obra


Como foi dito anteriormente, cada integrante terá sua tarefa devendo apresentá-la na reunião que foi previamente marcada. Depois da decisão da comissão que será apresentada aos graduandos contendo valores, formas de pagamentos, e os serviços prestados e da aprovação dos formandos, deverá haver um comunicado por e-mail a todos os interessados.



O responsável pela atividade fecha o contrato em nome da turma e é só esperar para o grande dia.

Muitas turmas preferem abrir uma conta no banco para juntar o dinheiro da realização de alguns eventos. A turma pode optar por realizar uma feira de arrecadação de fundos para a formatura, o que diminui os custos para cada formando, ou uma rifa para viajarem juntos, entre outros eventos que podem ser sugeridos pelos alunos.

Mesmo com tanto planejamento podem acontecer alguns imprevistos como: saída de algum formando do contrato, entrada de outro para determinado evento, atrasos nos boletos de pagamento, estejam preparados para isso.


Ser integrante da comissão tem suas vantagens, descontos, quantidade maior de convites, isso varia de acordo com cada empresa interessada em conseguir fechar contrato com a comissão de formatura.

Lembre-se de que a formatura é algo marcante na vida de qualquer um, tenha paciência, pois são muitas pessoas e cada uma delas querendo realizar um sonho. Além disso, procure pessoas e empresas sérias, pesquise sobre sua reputação, tempo de mercado, leia os contratos, procure referências e caso tenha alguma dúvida procure quem entenda, não arrisque, para não se arrepender depois.

Você é responsável por realizar momentos especiais e isso é muita responsabilidade, mas no final quando todos estiverem festejando no baile a conquista de um diploma e o início de uma carreira profissional, você será bem recompensado (a), é gratificante ver tanto trabalho transformado em alegria e momentos inesquecíveis.

Espero ter esclarecido algumas dúvidas e dado uma direção a seguir nessa jornada que é organizar uma formatura.

Sucesso!

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Como arrecadar dinheiro para diminuir os custos com a formatura.
Como calcular a quantidade de comida para a sua festa.

Encontre aqui as agências de eventos que podem ajudar você a organizar a sua formatura.



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